ЭЦҚ қойылған электрондық құжатты қауіпсіз жіберу үшін алдымен алушыға нақты не қажет екенін анықтаңыз: қол қойылған құжат, ашық сертификат немесе ақпараттық жүйеде әрекет жасау. Жабық кілт файлын және оның паролін басқа адамға жібермеңіз. Қолтаңбаны растау үшін қол қойылған электрондық құжатты беріңіз, ал егер бұл тексеру рәсімінде көзделсе — ашық сертификатты беріңіз. Есептілікке, ЭШФ-ға және басқа нысандарға тиісті ақпараттық жүйеде қол қоюшының есептік жазбасы мен өкілеттіктерін пайдаланып қол қойыңыз.
Жабық кілттің орнына не жіберуге болады
Іс жүзінде «ЭЦҚ-ны жіберу» деген сөз әртүрлі әрекеттерді білдіруі мүмкін. Бухгалтер үшін ашық сертификатты беруді, қол қойылған құжатты жіберуді және пайдаланушыға ақпараттық жүйеге қол жеткізу мүмкіндігін беруді ажырату маңызды.
Жабық кілтті бермей-ақ мына әрекеттерді орындауға болады:
ЭЦҚ қойылған құжатты жіберу;
қолтаңбаны тексеру үшін қажет болса, ашық сертификатты беру;
бухгалтерді немесе басқа қызметкерді ақпараттық жүйеге жеке пайдаланушы ретінде қосу;
пайдаланушыға жүйеде көзделген тәсілмен өкілеттіктер тағайындау;
дайындалған нысанды тексеру және қол қою үшін уәкілетті қол қоюшыға беру.
Жабық кілт файлын парольмен бірге беру ЭЦҚ-ны оның иесінің тікелей қатысуынсыз пайдалану қаупін тудырады. Жұмыс операциясын қауіпсіз орындау үшін қызметкерге жеке есептік жазба жасап, жүйеде қолжетімді өкілеттіктерді тағайындаған және қол қоюды сертификат тиесілі тұлғаның құзырында қалдырған дұрыс.
Қол қойылған файлды корпоративтік пошта, электрондық құжат айналымы жүйесі немесе тиісті ақпараттық жүйенің кабинеті арқылы жіберуге болады. Жіберер алдында файлдың атауы мен пішімін, қолтаңбаның болуын және алушыны тексеріңіз. Хатқа немесе хабарламаға жабық кілт сақталған контейнерді тіркемеңіз.
Бухгалтер құжатқа қалай қол қойып, оны қалай жібереді
Әрекеттер тәртібі құжат дайындалған ақпараттық жүйеге байланысты. Алдымен қол қоюшының немесе қажетті өкілеттіктер тағайындалған пайдаланушының есептік жазбасымен кіріңіз. Содан кейін дайындалған нысанды ашып, қол қояр алдында оның деректемелерін тексеріңіз.
Қол қояр алдында мыналарды ретімен тексеріңіз:
ұйым дұрыс таңдалған ба;
ЖСН немесе БСН есептік жазба мен таңдалған сертификат деректеріне сәйкес келе ме;
нысанның міндетті жолдары толтырылған ба;
сертификаттың қолданылу мерзімі аяқталмаған ба;
пайдаланушыға осы жүйеде қажетті өкілеттіктер тағайындалған ба;
ЭЦҚ қайта шығарылғаннан кейін бұрын сақталған сертификат таңдалып тұрған жоқ па.
Тексергеннен кейін жүйеде көзделген қол қою пәрменін таңдап, қолданыстағы сертификатты көрсетіңіз және қол қою терезесінде парольді енгізіңіз. Содан кейін жіберіп, оның нәтижесін тексеріңіз. Қол қойғаннан кейін құжаттың жүйедегі мәртебесін бөлек бақылаңыз: құжатқа қол қою мен оны қабылдау операцияның әртүрлі кезеңдері ретінде көрсетіледі. Пайда болған тіркеу немесе қабылдау мәртебесін не қате туралы хабарламаны сақтаңыз.
Егер нысанды басқа қызметкер дайындаса, ол оны пайдаланылатын жүйенің ішінде немесе келісілген жұмыс тәсілімен қол қоюшыға тексеруге бере алады. Қол қоюшы құжатты тексеріп, оған өзінің ЭЦҚ-сымен қол қояды және жіберу нәтижесін бақылайды. Мұндай тәртіп қызметкерлердің қолжетімділігін бөлек сақтауға және құжатпен жұмыс істеу кезінде қай есептік жазба пайдаланылғанын анықтауға мүмкіндік береді.
Жіберу кезінде ЭЦҚ неге жұмыс істемейді
Сертификат қайта шығарылғаннан кейін ақпараттық жүйе, браузер немесе есепке алу бағдарламасы бұрын таңдалған сертификатты ұсына беруі мүмкін. Мұндай жағдайда қолданыстағы сертификатты қайта таңдап, есептік жазба баптауларын тексеріңіз. Егер бағдарламада сертификатты пайдаланушыға байланыстыру көзделсе, оны сол бағдарламаның құралдарымен жаңартыңыз.
Егер ЖСН-ның сертификат деректеріне сәйкес келмейтіні туралы хабарлама пайда болса, таңдалған сертификаттағы ЖСН-ны жүйеге кіру үшін пайдаланылған есептік жазба иесінің ЖСН-мен салыстырыңыз. Ұйымның құжаттарымен жұмыс істегенде таңдалған ұйымның БСН-ын, пайдаланушының сол ұйымға тиесілігін және оған тағайындалған өкілеттіктерді де тексеріңіз. ЭЦҚ қайта шығарылғаннан кейін жүйе бұрынғы сақталған деректерді емес, жаңа сертификатты пайдаланып тұрғанына көз жеткізіңіз.
Егер ЭШФ-ға қол қою немесе оны жіберу мүмкін болмаса, алдымен хабарламаның толық мәтінін сақтап, қатенің қай кезеңде пайда болғанын белгілеңіз. Содан кейін шимайжазбаны сақтап, жүйеден шығыңыз, артық қойындыларды жабыңыз, қолданыстағы сертификатпен қайта кіріп, операцияны тағы орындаңыз. Браузер деректерін тазалауды шимайжазбаны немесе оны қалпына келтіруге қажетті деректерді жүктеп сақтағаннан кейін ғана жеке техникалық қадам ретінде қолданыңыз.
Жіберу қатесі сертификатқа, нысанға, есептік жазбаға немесе жүйемен байланысқа қатысты болуы мүмкін. Міндетті жолдардың толтырылмағаны туралы хабарлама шықса, құжатты түзетіңіз, өкілеттіктер жеткіліксіз екені туралы хабарлама шықса, пайдаланушының рөлін тексеріңіз, ал сертификат туралы хабарлама шықса — таңдалған ЭЦҚ мен оның қолданылу мерзімін тексеріңіз. Қатені оның толық мәтіні және операция тоқтатылған кезең бойынша талдаңыз.
Кілт ауыстырылғаннан кейін не істеу керек
ЭЦҚ қайта шығарылғаннан кейін жаңа кілтті таңдалған қорғалған жерде сақтап, бұрынғы сертификат қолданылған жүйелерді тексеріңіз: есептілік кабинеттерін, ЭШФ АЖ-ны және есепке алу бағдарламасын. Ескі және жаңа сертификаттарды файл атауы бойынша ғана емес, қолданылу мерзімі мен иесінің деректері бойынша ажыратыңыз.
ЭШФ АЖ-да пайдаланушының жүйеге кіруін, таңдалған ұйымды және оған қолжетімді өкілеттіктерді тексеріңіз. Егер бухгалтер қызметкердің жеке есептік жазбасымен жұмыс істесе, бұл жазбаның қажетті ұйымға қатысты екенін тексеріңіз. Пайдаланушы немесе тіркеу деректері ауысқан кезде жүйе интерфейсінде көзделген есептік жазбаны және оның қолданыстағы сертификатпен байланысын жаңарту әрекетін орындаңыз.
Егер жіберу 1С-тен орындалса, қатенің пайда болу кезеңін анықтаңыз: сертификатты таңдау, парольді енгізу, қол қою, авторлану немесе құжатты беру. Хабарламаның толық мәтінін тіркеп, дәл сол кезеңнің баптауларын тексеріңіз. Пәрмендердің орналасуы конфигурацияға, шығарылымға және базаның баптауларына байланысты, сондықтан орнатылған конфигурацияның интерфейсі мен оның кіріктірілген анықтамалығын басшылыққа алыңыз.
Егер жабық кілт файлы мен пароль басқа тұлғаға беріліп қойса, бұл кілтті жаңа операциялар үшін пайдалануды тоқтатыңыз. Оны шығарған куәландырушы орталық көздеген сертификатты кері қайтарып алу рәсімін пайдаланып, жаңа сертификат рәсімдеңіз. Осыдан кейін осы ЭЦҚ қолданылған ақпараттық жүйелердегі операциялар тарихын тексеріп, жаңа сертификатпен жұмысты баптаңыз.
Жиі қойылатын сұрақтар
ЭЦҚ файлын бухгалтерге мессенджер арқылы жіберуге бола ма? — Жабық кілт пен оның паролін мессенджер арқылы жібермеңіз. Бухгалтерге қажетті өкілеттіктері бар жеке қолжетімділік беріңіз, ал құжатты тексеру және қол қою үшін қол қоюшыға беріңіз.
Қолтаңбаны тексеру үшін контрагентке не жіберу керек? — Қол қойылған электрондық құжатты беріңіз. Егер тексеру рәсімінде ашық сертификатты бөлек беру көзделсе, оны да тіркеңіз. Қолтаңбаны тексеру үшін жабық кілт файлы мен пароль қажет емес.
ЭЦҚ ауыстырылғаннан кейін ЭШФ неге жіберілмейді? — Нақты қай сертификаттың таңдалғанын, есептік жазбаның пайдаланушыға сәйкестігін, ұйымның дұрыс таңдалғанын және қажетті өкілеттіктердің тағайындалғанын тексеріңіз. Егер бағдарлама сертификаттың байланысын сақтаса, бұрынғы деректерді қолданыстағы деректермен ауыстырыңыз.
ЖСН-ның сертификатқа сәйкес келмеуі туралы қате нені білдіреді? — Сертификаттағы ЖСН-ны ағымдағы есептік жазба пайдаланушысының ЖСН-мен салыстырыңыз. Бұған қоса, әсіресе ЭЦҚ жақында қайта шығарылса, таңдалған ұйымды, БСН-ды және сертификатты тексеріңіз.
Жіберу қатесі әрқашан ЭЦҚ-ға қатысты мәселені білдіре ме? — Жоқ. Хабарлама нысанның міндетті жолдарына, пайдаланушының өкілеттіктеріне, таңдалған ұйымға, ақпараттық жүйенің жай-күйіне немесе байланысқа қатысты болуы мүмкін. Қатенің толық мәтінін және оның пайда болған кезеңін басшылыққа алыңыз.
Дереккөздер
«Электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы» ҚР Заңы
Қазақстан Республикасының Цифрлық кодексі
ҚР ҰКО: қызметкерлерге өкілеттіктерді табыстау
ҚР ҰКО: ЭЦҚ кілттерінің қауіпсіздігі